Στην απλούστερη μορφή του, ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο είναι ένας οδηγός – χάρτης πορείας για την επιχείρησή σας που περιγράφει καθορισμένους στόχους και λεπτομέρειες για το πώς σχεδιάζετε να επιτύχετε αυτούς τους στόχους.
Το Επιχειρηματικό Σχέδιο καταγράφει αυτό που πρέπει να συμβεί, το γιατί, το πόσο θα κοστίσει η επένδυση και το πότε.
Το Επιχειρηματικό σας Σχέδιο είναι το πιο σημαντικό εργαλείο διαχείρισης που διαθέτετε. Καθορίζει τη στρατηγική σας και συγκεκριμένες τακτικές και δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων προθεσμιών, προϋπολογισμών και ταμειακών ροών, για την υλοποίηση της.
Ένα σπουδαίο Επιχειρηματικό Σχέδιο είναι ο καλύτερος τρόπος για να δείξετε σε τραπεζίτες και σε επενδυτές ότι αξίζετε την οικονομική τους υποστήριξη. Βεβαιωθείτε ότι το Επιχειρηματικό σας Σχέδιο είναι σαφές, εστιασμένο και ρεαλιστικό. Δείξτε τους ότι διαθέτετε τα εργαλεία, το ταλέντο και την ομάδα για την υλοποίηση του
Ταιριάζει με τις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης
Είναι ρεαλιστικό και μπορεί να εφαρμοστεί.
Είναι συγκεκριμένο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση αποτελεσμάτων.
Προσδιορίζει ξεκάθαρα τις υποθέσεις που λήφθηκαν στα πλαίσια της εκπόνησης του.
Δημιουργεί δέσμευση. Οι άνθρωποι που θα το υλοποιήσουν έχουν «ιδιοκτησία»/ ευθύνη των αρμοδιοτήτων τους.
Καθορίζει με σαφήνεια τις αρμοδιότητες για την υλοποίηση του.
Επικοινωνεί ξεκάθαρα τις πληροφορίες που αποσκοπεί να μεταδώσει στο κοινό στο οποίο απευθύνεται.
Καθορίζει συγκεκριμένο τακτικό πρόγραμμα ανασκόπησης/ αξιολόγησης και καθιερώνει συγκεκριμένη τακτική διαδικασία προγραμματισμού.
Επιχειρηματικό σχέδιο κατευθύνσεις
Τα οφέλη που προσφέρει η εκπόνηση Επιχειρηματικού Σχεδίου αρχίζουν με την ετοιμασία του, αφού στα πλαίσια της θα καταγραφούν και θα προϋπολογιστούν μετρήσιμοι στόχοι και θα διαμορφωθούν και θα καταγραφούν στρατηγικές και τακτικές για την υλοποίηση τους. Αλλά αυτό είναι μόνο η αρχή.
Για να προκύψουν ουσιαστικά οφέλη για την επιχείρηση σας, απαιτείται η συνεχής παρακολούθηση της προόδου και της απόδοσης σε σχέση με τα σημεία ελέγχου που έχουν καθοριστεί στο Σχέδιο και την τακτική διόρθωση της πορείας.
Η πιο σημαντική παράμετρος του επιχειρηματικού σχεδιασμού είναι το χρονοδιάγραμμα ανασκόπησης/ αξιολόγησης του.
Ο καθορισμός συνάντησης ανασκόπησης/ αξιολόγησης σε συγκεκριμένη μέρα και ώρα κάθε μήνα, η οποία θα τηρείται πάντα, είναι απαραίτητος έτσι ώστε να αξιοποιηθεί το Επιχειρηματικό σας Σχέδιο για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων.
Σε κάθε συνάντηση ανασκόπησης/ αξιολόγησης εξετάζεται η πρόοδός σας σε σχέση με τα ορόσημα που έχουν καθοριστεί, συγκρίνοντας τα πραγματικά σας δεδομένα με τις Οικονομικές σας προβλέψεις. Το Επιχειρηματικό Σχέδιο δεν είναι ποτέ απόλυτα σωστό, αφού βασίζεται σε υποθέσεις που επηρεάζονται από δυναμικές συνεχόμενες εξελίξεις, για αυτό η τακτική ανασκόπηση/ αξιολόγηση και αναθεώρηση/ προσαρμογή είναι ζωτικής σημασίας, έτσι ώστε να ενσωματώνονται σε αυτό αλλαγές που προκύπτουν και να προσαρμόζεται ανάλογα η στρατηγική και οι τακτικές σας.
O Επιχειρηματικός Σχεδιασμός δεν είναι ένα γεγονός που διεξάγεται μια φορά κάθε έτος. Αντίθετα, πρόκειται για μια συνεχιζόμενη διαδικασία στα πλαίσια της οποίας επανεξετάζεται διαρκώς η διαδικασία σας και προσαρμόζεται η πορεία, με βάση τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι παραμένετε σε πορεία προς τους σημαντικότερους στόχους σας.
Κάθε Επιχειρηματικό Σχέδιο, στα πλαίσια της ενότητας Οικονομικών Προβλέψεων, περιλαμβάνει:
- Κατάσταση κερδοζημιών («Profit and Loss statement» ή «Income Statement »)
- Κατάσταση ταμειακών ροών («Cash Flow Statement»)
- Ισολογισμό («Balance Sheet»)
- Προβλέψεις Πωλήσεων («Sales Forecast»)
Και ίσως κάποιους Οικονομικούς Δείκτες («Ratios») και ανάλυση, όπως:
- Ανάλυση νεκρού σημείου («Break Even Point Analysis»)
- Ανάλυση Καθαρής Παρούσας Αξίας («NPV»)
- Εσωτερικός Συντελεστής Απόδοσης («IRR»)
Στα πλαίσια της αξιολόγησης των αριθμητικών δεδομένων, αξιολογούνται οι επιδόσεις σε σχέση με τις Οικονομικές Προβλέψεις. Αξιολογούνται παράμετροι, όπως:
- Πώς πήγαμε τον προηγούμενο μήνα σε σύγκριση με τις προβλέψεις μας;
- Πώς πήγαμε σε σχέση με τον ίδιο μήνα πέρυσι;
- Ποια είναι η επίδοση μας από την αρχή του χρόνου μέχρι σήμερα;
Χρειάζεται να διερευνηθούν οι αριθμοί, πέραν των συνολικών εσόδων και εξόδων, έτσι ώστε να καταλάβετε καλύτερα τι έχει επηρεάσει τις επιδόσεις σας. Για παράδειγμα:
- Έχουν καλή απόδοση όλες οι προϊοντικές γραμμές σας ή μήπως κάποια παρουσιάζει καλύτερη ή χειρότερη επίδοση;
- Οι δαπάνες μας είναι μέσα στα πλαίσια που είχαν προγραμματιστεί ή υπήρχαν σημεία στα οποία έγιναν υπερβάσεις;
Το πιο σημαντικό σημείο αξιολόγησης αφορά τη θέση μετρητών και τις ταμειακές σας ροές.
- Τα μετρητά που έχουμε εισπράξει καλύπτουν αυτά που είχαν προϋπολογιστεί;
- Ποια είναι η πρόβλεψη των ταμειακών μας ροών για τους επόμενους μήνες;
Αν και οι Οικονομικές Εκθέσεις μπορούν να αναθεωρηθούν εκτός της συνάντησης, η επανεξέτασή τους ως ομάδα ενθαρρύνει χρήσιμες ερωτήσεις και συζητήσεις γύρω από τα έσοδα και τις δαπάνες σας.
Αφού αναθεωρηθούν οι Οικονομικές σας Προβλέψεις, εξετάζονται τα σημαντικά ορόσημα σας, σε σχέση με τα καθήκοντα και δραστηριότητες που είχαν προγραμματιστεί για τον τρέχον μήνα και τον επόμενο μήνα.
Συζητείται ο τρόπος συνεργασίας των εμπλεκομένων, όπως καθορίζονται στο πλάνο υλοποίησης, και αξιολογούνται παράμετροι, όπως:
- Είναι ακόμα αυτές οι τακτικές που θέλουμε να εφαρμόσουμε και που θα συμβάλουν στην επίτευξη των στόχων μας;
- Χρειάζεται να αλλάξουμε τις προτεραιότητες μας;
- Υπάρχει νέα γνώση και πληροφόρηση που συνιστά ή επιβάλλει αλλαγές στον προγραμματισμό μας;
Επανεξετάζοντας, κάθε μήνα, τα σημαντικά ορόσημα που έχουμε καθορίσει, γινόμαστε ευέλικτοι και μπορούμε να εφαρμόζουμε τις όποιες αλλαγές απαιτούνται. Καθώς μαθαίνουμε περισσότερα για τους πελάτες μας και την αγορά μας, μπορούμε να προσαρμόζουμε τις στρατηγικές μας και να αναπτύσσουμε νέα ορόσημα.
Επίσης, χρειάζεται αξιολόγηση των μακροπρόθεσμων στρατηγικών σας στόχων. Παρόλο που αυτό δεν αλλάζει πολύ συχνά για υφιστάμενες επιχειρήσεις, στην περίπτωση νέων επιχειρήσεων («Startups») μπορεί να χρειάζεται συχνή αλλαγή της στρατηγικής τους στα πλαίσια αναζήτησης του κατάλληλου επιχειρηματικού μοντέλου (αυτού που λειτουργεί καλύτερα).
Για νεοσύστατες επιχειρήσεις (Startups) που βρίσκονται σε αρχικά στάδια ανάπτυξης, αυτή η ενότητα των συναντήσεων αξιολόγησης είναι πιο σημαντική, έτσι μπορεί να χρειάζεται περισσότερος χρόνος σε σχέση με πιο εδραιωμένες επιχειρήσεις για τις οποίες συνήθως μπορεί να διαρκεί μόνο λίγα λεπτά.
